1. Home »
  2. Protocollen »
  3. Protocol Verzuim en Absentie

Protocol Verzuim en Absentie

Protocol VERZUIM en ABSENTIE (Verlof en ziekte)

Doel:

Het waarborgen van goed onderwijs, het bevorderen van duidelijke communicatie tussen school en ouders/verzorgers én het tijdig signaleren van zorgwekkend verzuim. De school werkt hierbij samen met ouders, jeugdgezondheidszorg (GGD) en leerplicht om te zorgen voor een passende aanpak voor iedere leerling.

Dit protocol is gebaseerd op:

  • de Rijksoverheid Leerplichtwet 1969;

  • de Wet op het Primair Onderwijs (WPO);

  • de richtlijnen van de GGD en leerplicht.

1. Leerplicht en verantwoordelijkheid ouders

Een kind is volledig leerplichtig vanaf de eerste schooldag van de maand nadat het 5 jaar is geworden. Vanaf dat moment wordt het kind 5 dagen per week op school verwacht.

Het is de verantwoordelijkheid van beide ouders/verzorgers met gezag om:

  • ervoor te zorgen dat hun kind op school aanwezig is;

  • ziekte of afwezigheid tijdig te melden;

  • verlof correct aan te vragen;

  • zich te houden aan de afspraken uit dit protocol en de Leerplichtwet.

De school wijst ouders actief op deze gezamenlijke verantwoordelijkheid.

2a. Communicatie tussen ouders en school

De communicatie tussen ouders en school verloopt via Social Schools.

  • ziekmeldingen doorgeven;

  • berichten van de leerkracht lezen;

  • persoonlijke berichten sturen of ontvangen;

  • verlofaanvragen indienen.

Reactietermijn

De school vindt een goede samenwerking belangrijk. Daarom geldt:

  • ouders reageren binnen uiterlijk 1 week op berichten of vragen van school;

  • medewerkers reageren binnen uiterlijk 1 week op berichten van ouders.

Wanneer Social Schools niet werkt of niet toegankelijk is voor ouders, zoeken school en ouders samen naar een passende alternatieve manier van communiceren.

3. Ziekmelding

  • Ouders/verzorgers melden hun kind vóór 8:20 uur ziek via Social Schools of telefonisch.

  • Bij de melding wordt, indien mogelijk, aangegeven:

    • de reden van afwezigheid;

    • de verwachte duur van de afwezigheid.

  • De leerkracht registreert de ziekmelding in het leerlingadministratiesysteem (ParnasSys).

  • Bij twijfel of onduidelijkheid over de duur of aard van de ziekte neemt de leerkracht actief contact op met ouders/verzorgers.

4. Betermelding

  • Ouders/verzorgers geven door wanneer het kind weer hersteld is.

  • Leerkrachten controleren de betermeldingen.

  • De afwezigheid wordt afgesloten in ParnasSys.

5. Doktersbezoek en overige afspraken

  • Afspraken bij huisarts, tandarts, ziekenhuis of andere specialisten worden zoveel mogelijk buiten schooltijd gepland.

  • Wanneer dit niet mogelijk is melden ouders dit vooraf via Social Schools.

6. Extra verlof aanvragen

Extra verlof buiten de reguliere schoolvakanties moet altijd vooraf schriftelijk worden aangevraagd bij de directeur.

Extra verlof wordt uitsluitend verleend in uitzonderlijke situaties zoals opgenomen in de Leerplichtwet. Zie hiervoor de Richtlijnen Extra Verlof, onderaan dit document.

Ongeoorloofd verlof wordt geregistreerd en kan worden gemeld bij de leerplichtambtenaar.

7. Signalering zorgwekkend verzuim

De school treedt in overleg bij de volgende signalen:

  • meer dan 4 ziekmeldingen in 3 maanden;

  • meer dan 10 aaneengesloten schooldagen ziek;

  • terugkerende ziekmeldingen op bepaalde dagen of momenten;

  • frequent te laat komen;

  • opvallend patroon van afwezigheid rond vakanties of toetsen.

Bij deze signalen:

  • analyseert de intern begeleider en/of directeur het verzuimpatroon;

  • wordt een verzuimgesprek met ouders gepland.

8. Verzuimgesprek

Samen met ouders onderzoeken wat er speelt en welke ondersteuning nodig is.

Mogelijke gespreksonderwerpen

  • Hoe gaat het met het kind?

  • Zijn er medische of psychosociale oorzaken?

  • Wat is de visie van ouders op het verzuim?

  • Welke ondersteuning is nodig?

  • Wat kan school doen?

  • Is overleg met jeugdarts of schoolmaatschappelijk werk wenselijk?

Indien nodig wordt toestemming gevraagd voor overleg met externe betrokkenen. Het gesprek wordt schriftelijk vastgelegd en opgeslagen in het leerlingdossier

9. Doorverwijzing naar jeugdarts (GGD)

Indien:

  • het verzuim aanhoudt;

  • er zorgen blijven bestaan;

  • de oorzaak medisch lijkt maar onduidelijk is;

kan in overleg met ouders een verwijzing plaatsvinden naar de jeugdarts van de GGD.

Ouders kunnen worden gevraagd aanvullende medische informatie of een verklaring te overleggen indien dit noodzakelijk is.

10. Melding leerplichtambtenaar

De directeur neemt contact op met de leerplichtambtenaar bij:

  • ongeoorloofd verzuim;

  • vermoedelijk onterecht ziekteverzuim;

  • weigering van samenwerking;

  • aanhoudende zorgen waarbij onvoldoende verbetering optreedt.

De school volgt hierbij de wettelijke meldplicht volgens de Leerplichtwet.

11. Terugkeer op school

Na langdurige afwezigheid biedt de school indien nodig ondersteuning bij de terugkeer, bijvoorbeeld:

  • een opbouwschema;

  • extra begeleiding;

  • aangepaste verwachtingen;

  • ondersteuning vanuit intern begeleider of externe hulpverlening.

Contact met ouders blijft hierbij essentieel.

12. Privacy en dossiervorming

De school gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming.

Afspraken, gesprekken en verzuimregistraties worden opgeslagen in het leerlingdossier en alleen gedeeld met betrokken professionals wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.

13. Vaststelling en geldigheid

Dit protocol treedt in werking op 11 mei 2026 en geldt voor alle leerlingen, medewerkers en ouders van de Hoflandschool.

BIJLAGE: Richtlijnen extra verlof.

  • Ouders kunnen in Social Schools via 'Mijn kinderen' verlof voor hun kinderen aanvragen.

  • Aanvragen moeten 6 weken voor aanvang van het verlof worden ingediend.

  • De directie van de school zal de binnengekomen aanvragen controleren en desgewenst goed- of afkeuren. 

Vakantie buiten de schoolvakanties

Uw kind krijgt alleen vrij om op vakantie te gaan als:

  • dit niet in de eerste 2 weken na de zomervakantie is;

  • u door uw werk niet op vakantie kunt tijdens schoolvakanties;

  • u dit schooljaar nog niet buiten de schoolvakanties op vakantie bent geweest;

  • u niet 2 weken achter elkaar op vakantie kunt met uw gezin. In geen enkele schoolvakantie.

Gewichtige omstandigheden

Soms zijn in bepaalde situaties bijzondere vormen van verlof toegestaan voor maximaal tien dagen per schooljaar. Het gaat hier om zogenaamde ‘andere gewichtige omstandigheden’. De directeur van de school kan verlof verlenen voor afwezigheid als gevolg van een dergelijke gewichtige omstandigheid.

In de hierna te noemen gevallen kan tot 10 dagen verlof worden gegeven:

  • Voor verhuizing: maximaal 1 schooldag;

  • voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, voor zover dit niet buiten de lesuren kan geschieden: maximaal 10 dagen;

  • voor het bijwonen van het huwelijk van bloed- of aanverwant tot en met de 3e graad: in Nederland maximaal 2 schooldagen indien er ver gereisd moet worden, anders maximaal 1 dag, in het buitenland maximaal 5 schooldagen. Soort bewijs: trouwkaart (indien twijfelachtig kopie trouwakte);

  • bij ernstige levensbedreigende ziekte zonder uitzicht op herstel van bloed- of aanverwant tot en met de 3e graad: maximaal 10 dagen. Soort bewijs: doktersverklaring waar ernstige ziekte uit blijkt;

  • bij overlijden van bloed- of aanverwant:

    • –In de 1e graad maximaal 5 schooldagen;

    • –In de 2e graad maximaal 2 schooldagen;

    • –In de 3e en de 4e graad maximaal 1 schooldag;

    • –In het buitenland: 1e t/m 4e graad maximaal 5 schooldagen.Soort bewijs: rouwkaart (indien twijfelachtig akte van overlijden);

  • bij 25, 40 of 50 jarig ambtsjubileum en het 12 ½, 25, 40, 50 en 60 jarig huwelijksjubileum van ouder(s)/verzorger(s) of grootouders: maximaal 1 schooldag;

  • voor andere naar het oordeel van het hoofd van de school/instelling gewichtige omstandigheden: maximaal 10 dagen.

Daarbij geldt het volgende:

  • Verlofaanvragen dienen schriftelijk en binnen een redelijke termijn bij het hoofd van de school/instelling te worden ingediend. Indien de aanvraag niet binnen een redelijke termijn is ingediend, moet door de aanvrager worden beargumenteerd waarom dit niet is gebeurd;

  • er kunnen voorwaarden gesteld worden aan het toekennen van verlof, bijvoorbeeld het achteraf tonen van bepaalde bescheiden;

  • de toestemming of afwijzing moet schriftelijk worden vastgelegd en in geval van afwijzing goed worden gemotiveerd door het hoofd van de school/instelling;

  • verlof moet altijd zo kort mogelijk worden gehouden;

  • alle aanvragen dienen, voor zover in redelijkerwijze mogelijk, te worden vergezeld van bewijsmiddelen;

  • verlof vanwege gewichtige omstandigheden kan ook worden toegekend in de eerste twee weken na de zomervakantie, hier moet echter terughoudend mee worden omgegaan.

In de volgende gevallen wordt in ieder geval geen extra verlof gegeven:

  • Familiebezoek in het buitenland;

  • goedkope tickets in het laagseizoen;

  • omdat tickets al gekocht zijn of omdat er geen tickets meer zijn in de vakantieperiode;

  • vakantiespreiding;

  • verlof voor een kind, omdat andere kinderen uit het gezin al of nog vrij zijn;

  • eerder vertrek of latere terugkomst in verband met verkeersdrukte;

  • samen reizen/in konvooi rijden

  • kroonjaren;

  • sabbatical;